Polityka prywatności i plików cookies

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Justyna Listwoń, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą BestYa Pilates by Justyna Listwoń, ul. Goraszewska 7B, 02-910 Warszawa, NIP 8491430109, REGON 366996243, prowadząca markę One Yoga (dalej: „Administrator” lub „Studio”).

W sprawach związanych z ochroną danych możesz skontaktować się pod adresem: info@oneyoga.pl lub telefonicznie pod numerem +48 721 114 151.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je pozyskujemy

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu;
• dane konta i rezerwacji, w tym wybrane zajęcia, terminy, status zapisów, historia obecności, rodzaj karnetu oraz informacje o płatności;
• dane rozliczeniowe i fakturowe, w tym adres, NIP i dane dotyczące transakcji – gdy są niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego;
• dane związane z uprawnieniami partnerskimi, np. identyfikator lub potwierdzenie ważności pakietu Medicover Sport – w zakresie potrzebnym do weryfikacji wejścia;
• informacje dobrowolnie przekazane przed zajęciami, dotyczące urazów, przeciwwskazań lub szczególnych potrzeb zdrowotnych – wyłącznie w zakresie potrzebnym do bezpiecznego prowadzenia zajęć;
• treść korespondencji, zgłoszeń, reklamacji i opinii;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, np. adres IP, identyfikatory cookies, typ urządzenia, przeglądarki, data i czas wizyty oraz informacje o sposobie korzystania ze strony;
• wizerunek – tylko gdy został utrwalony podczas wydarzenia lub zajęć i istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda.

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, a także za pośrednictwem systemu rezerwacji Fitssey, formularzy na stronie, poczty elektronicznej, telefonu, płatności oraz – w niezbędnym zakresie – od operatorów programów partnerskich, z których korzystasz.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1. Rezerwacja i realizacja usług

Przetwarzamy dane, aby założyć lub obsłużyć konto, przyjąć rezerwację, sprzedać wejście lub karnet, prowadzić listę uczestników, informować o zmianach w grafiku i wykonać usługę. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem.

3.2. Obsługa płatności i dokumentów księgowych

Przetwarzamy dane w celu przyjęcia i rozliczenia płatności, wystawienia faktury lub paragonu oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

3.3. Kontakt i obsługa zapytań

Odpowiadamy na wiadomości, prośby i reklamacje. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej komunikacji i obsłudze klientów.

3.4. Bezpieczeństwo uczestnika zajęć

Jeżeli dobrowolnie przekazujesz informacje dotyczące zdrowia, przetwarzamy je wyłącznie w zakresie potrzebnym do dostosowania ćwiczeń i ograniczenia ryzyka urazu. Podstawa: art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda. Nie prowadzimy dokumentacji medycznej w ramach zwykłych zajęć jogi.

3.5. Weryfikacja wejść partnerskich

Przetwarzamy dane potrzebne do potwierdzenia uprawnienia do korzystania z zajęć, w tym w ramach Medicover Sport. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym rozliczeniu wejść z partnerem.

3.6. Dochodzenie lub obrona roszczeń

Możemy przechowywać i wykorzystywać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.7. Marketing własnych usług

Za Twoją zgodą możemy wysyłać informacje o zajęciach, wydarzeniach, warsztatach i promocjach e-mailem, SMS-em lub innym uzgodnionym kanałem. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednie przepisy Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.

3.8. Analityka i rozwój serwisu

Dane techniczne i statystyczne mogą służyć do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i ulepszania strony. Cookies niezbędne są stosowane w zakresie koniecznym do działania serwisu, a cookies analityczne lub marketingowe – po uzyskaniu zgody.

3.9. Publikacja wizerunku

Wizerunek może być wykorzystywany w celach informacyjnych lub promocyjnych wyłącznie na podstawie odrębnej zgody albo w innych przypadkach dozwolonych prawem. Zgodę można wycofać na przyszłość.

4. Dane dotyczące zdrowia i dane osób niepełnoletnich

Informacje o stanie zdrowia należą do szczególnych kategorii danych. Prosimy o przekazywanie wyłącznie informacji rzeczywiście potrzebnych instruktorowi do bezpiecznego prowadzenia zajęć. Dostęp do takich informacji mają wyłącznie osoby upoważnione, które potrzebują ich do wykonania swoich obowiązków.

W przypadku uczestnika niepełnoletniego dane mogą być przekazywane i aktualizowane przez jego rodzica lub opiekuna prawnego. Studio może przetwarzać dane dziecka oraz rodzica lub opiekuna w zakresie niezbędnym do zapisania dziecka na zajęcia, zapewnienia kontaktu i bezpieczeństwa oraz rozliczenia usługi.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów:

• dostawcy systemu rezerwacji i zarządzania studiem Fitssey – lightenbody Grzegorz Tomasiak, który przetwarza dane klientów Studia na podstawie umowy powierzenia;
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, obsługi strony internetowej, narzędzi IT, kopii zapasowych i cyberbezpieczeństwa;
• operatorom płatności, bankom oraz dostawcom kas i systemów fiskalnych – gdy jest to potrzebne do realizacji lub rozliczenia transakcji;
• biuru rachunkowemu, doradcom prawnym, podatkowym lub ubezpieczycielom – w zakresie wynikającym z ich usług;
• instruktorom, pracownikom i współpracownikom Studia – wyłącznie po nadaniu odpowiedniego upoważnienia i w zakresie niezbędnym do realizacji zajęć oraz obsługi klienta;
• operatorom programów partnerskich, w tym Medicover Sport, gdy korzystasz z ich pakietu; podmioty te mogą działać jako odrębni administratorzy danych zgodnie z własnymi zasadami prywatności;
• dostawcom narzędzi analitycznych, reklamowych i społecznościowych, jeżeli wyrazisz zgodę na odpowiednie cookies;
• organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady korzystamy z dostawców przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy technologiczni, w szczególności narzędzi analitycznych, reklamowych lub społecznościowych, mogą jednak przetwarzać dane także poza EOG. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony – w tym EU–US Data Privacy Framework – albo standardowe klauzule umowne oraz dodatkowe zabezpieczenia.

7. Okres przechowywania danych

• dane konta, rezerwacji i realizacji usług – przez okres trwania relacji z klientem, a następnie do czasu upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym marketingowe i dotyczące zdrowia – do czasu wycofania zgody, utraty aktualności celu lub wcześniejszego usunięcia danych;
• korespondencja i zgłoszenia – przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu komunikacji lub obrony roszczeń;
• dane techniczne, logi i cookies – przez okres wynikający z ich funkcji, ustawień przeglądarki oraz konfiguracji panelu cookies; szczegółowy czas życia cookies może być wskazany w panelu zgód lub przez dostawcę danego narzędzia.

Okresy mogą zostać wydłużone, jeżeli przechowywanie jest konieczne z powodu postępowania, kontroli, sporu lub obowiązku prawnego. Po ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo dostęp do nich jest ograniczany.

8. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci prawa do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki określone w prawie;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Wniosek możesz przesłać na adres info@oneyoga.pl. Dla ochrony Twoich danych możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Za zgodą na cookies marketingowe dostawcy narzędzi reklamowych mogą tworzyć grupy odbiorców lub dopasowywać reklamy do aktywności w serwisie. Nie wpływa to na możliwość skorzystania z usług Studia.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, upoważnienia, szyfrowanie transmisji, aktualizacje systemów, kopie zapasowe oraz zasady ograniczania zakresu danych. Żaden sposób przesyłania ani przechowywania danych nie gwarantuje jednak absolutnego bezpieczeństwa, dlatego środki są regularnie oceniane i dostosowywane do ryzyka.

11. Polityka plików cookies

11.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie pliki lub inne identyfikatory zapisywane w urządzeniu użytkownika albo odczytywane z tego urządzenia podczas korzystania ze strony. Mogą być przechowywane tylko na czas sesji lub przez określony czas po zamknięciu przeglądarki.

11.2. Jakich kategorii cookies możemy używać

• Niezbędne – umożliwiają prawidłowe i bezpieczne działanie strony, utrzymanie sesji, zapamiętanie ustawień prywatności oraz ochronę przed nadużyciami. Nie wymagają zgody, gdy są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.
• Funkcjonalne – zapamiętują wybrane ustawienia i poprawiają wygodę korzystania z serwisu. Są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika.
• Analityczne – pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony, mierzyć ruch i ulepszać serwis. Mogą obejmować narzędzia takie jak Google Analytics, jeżeli są aktywne. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody.
• Marketingowe i społecznościowe – mogą służyć do mierzenia skuteczności kampanii, dopasowania reklam lub połączenia z serwisami społecznościowymi, np. przy użyciu Meta Pixel, jeżeli narzędzie jest aktywne. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody.

11.3. Podstawa stosowania cookies

Zapis lub odczyt informacji na urządzeniu użytkownika odbywa się zgodnie z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Cookies niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody w zakresie koniecznym do transmisji komunikatu lub świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Pozostałe cookies są uruchamiane po uzyskaniu dobrowolnej, konkretnej, świadomej i jednoznacznej zgody; jeżeli związane są z danymi osobowymi, podstawą ich przetwarzania jest również art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

11.4. Zarządzanie zgodą

Podczas pierwszej wizyty możesz zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies opcjonalne albo wybrać poszczególne kategorie w banerze lub panelu ustawień cookies. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać z taką samą łatwością, z jaką została udzielona. Możesz także usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować, że część funkcji serwisu nie będzie działać prawidłowo.

11.5. Cookies podmiotów trzecich

Po wyrażeniu odpowiedniej zgody w serwisie mogą działać cookies dostawców zewnętrznych, w szczególności usług analitycznych, reklamowych, map, filmów lub mediów społecznościowych. Dostawcy mogą otrzymywać informacje o urządzeniu i aktywności w serwisie oraz przetwarzać je jako odrębni administratorzy zgodnie z własnymi politykami prywatności. Aktualny zakres aktywnych narzędzi powinien odpowiadać ustawieniom panelu cookies.

12. Profile One Yoga w mediach społecznościowych

Gdy odwiedzasz profile One Yoga w mediach społecznościowych, komentujesz, reagujesz lub wysyłasz wiadomość, Administrator może przetwarzać dane widoczne w danym serwisie oraz treść interakcji w celu komunikacji, moderacji, promocji marki i ochrony przed nadużyciami. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku kontaktu dotyczącego usługi także art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Operator danego serwisu przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami i może być odrębnym administratorem.

13. Zmiany Polityki i kontakt

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany prawa, sposobu działania serwisu, systemu rezerwacji lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja będzie publikowana na stronie oneyoga.pl wraz z datą obowiązywania.

Pytania dotyczące prywatności i cookies kieruj na: info@oneyoga.pl albo na adres korespondencyjny Administratora: ul. Goraszewska 7B, 02-910 Warszawa.